Die papierlose Gremienarbeit wurde zur effizienteren Stadtratsarbeit eingeführt, in der Ausführung sorgte sie zuletzt hin und wieder eher für zusätzlichen Aufwand. Mit der folgenden Ratsanfrage warf unser Fraktionsmitglied die Frage nach einer zielführenden Umsetzung auf.
Fragesteller: Ulf Kallscheidt
Frage:
Sehr geehrte Frau Oberbürgermeisterin,
in den vergangenen Jahren wurden innerhalb der SVC erfreulicherweise mehr und mehr Dokumente in digitaler Form verwendet und somit Papier eingespart. Auch Dokumente, die aus den verschiedensten Gründen in Papierform vorliegen, werden meist nicht mehr kopiert, sondern gescannt und dann digital versandt.
Leider erfolgt das Scannen oftmals in einer Form, in der die weitere Arbeit mit dem Dokument erschwert wird. So ist beispielsweise das Markieren oder Kopieren von Textpassagen nicht möglich, so dass diese entweder abgetippt oder, bei längeren Texten, das Dokument ausgedruckt und mit Texterkennung neu eingescannt werden muss.
In diesem Zusammenhang bitte ich Sie um die Beantwortung folgender Fragen:
1. Ist es möglich, die Mitarbeiter der SVC auf diese Problematik hinzuweisen und ggf. darauf hinzuwirken, dass die technischen Möglichkeiten entsprechend genutzt werden?
2. Können die Grundeinstellungen der Scanner dahingehend geändert werden, dass bei der Erstellung eines Dokumentes grundsätzlich die Texterkennung genutzt wird und diese nur im Ausnahmefall deaktiviert wird (Umkehrung der aktuellen Einstellungen)?
Mit freundlichen Grüßen
Ulf Kallscheidt
Antwort:
Sehr geehrter Herr Kallscheidt,
zu Ihrer Ratsanfrage teile ich Ihnen im Auftrag der Oberbürgermeisterin Folgendes mit:
1. Durch die Geschäftsstelle des Stadtrates wird seit geraumer Zeit in Session-Schulungen auf die optionale Scanmöglichkeit mit OCR hingewiesen. Eine entsprechende Anleitung ist zu diesem Thema im Intranet der SVC unter der Rubrik „Session“ hinterlegt. Dennoch kommt es vor, dass diese Hinweise nicht beachtet werden.
Entsprechend der Beantwortung zu Frage 2 sollte das Problem künftig infolge einer anderen technischen Lösung entfallen.
2. Der Wunsch, dass grundsätzlich alle Scans mit Texterkennung zur Verfügung gestellt werden sollten, ist nachvollziehbar. Die bisher zum Einsatz kommende Scansoftware unterstützt keine Lastverteilung, die automatische Texterkennung mit OCR bremst die Verarbeitung der Scans nicht unwesentlich aus.
Folglich mussten die Nutzer lange auf die Scanergebnisse warten, was in der Praxis zu Problemen führte. Daher wurde entschieden, OCR nicht standardmäßig einzusetzen, sondern nur nach explizierter Auswahl durch den Nutzer als Scanoption.
Im Zusammenhang mit der Vertragsverlängerung für die derzeitigen Geräte ist der Einsatz einer alternativen Scansoftware vorgesehen. Diese soll voraussichtlich bis Ende des zweiten Quartals 2017 eingeführt sein. Mit dem Einsatz dieser Software kann zu OCR als Standardeinstellung zurückgekehrt werden.
Freundliche Grüße
Sven Schulze
Bürgermeister
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